Cómo armar un presupuesto para una fiesta

Los fijos no cambian mucho con la cantidad de gente (el DJ cobra lo mismo para 40 o 60). Los variables escalan directo con los invitados: cada persona más suma comida, bebida, un cubierto y una silla. Distinguir unos de otros es clave: si tu presupuesto se pasa, primero mirá los variables (¿podés reducir invitados?) y después negociá los fijos.

La calculadora de presupuesto de cumpleaños te arma el total sumando todos los rubros con tus precios y cantidad de invitados.

La fórmula mental es:

Costo por invitado = (gastos variables ÷ invitados) + (gastos fijos ÷ invitados)

Un ejemplo con números redondos para entender la mecánica (los precios reales los ponés vos): si la comida y bebida por persona te dan cierto monto, y el salón más el DJ (fijos) se reparten entre 40 invitados, el fijo por cabeza baja a medida que sumás gente. Por eso una fiesta chica tiene costo por invitado más alto: los fijos se reparten entre menos personas.

Esto tiene una consecuencia práctica muy útil: agregar invitados encarece el total pero abarata el costo por cabeza hasta cierto punto (mientras no tengas que cambiar de salón o sumar mozos). Y al revés: recortar 5 invitados baja poco el total si el grueso es fijo.

Usá el costo por invitado para comparar opciones: '¿catering o cocino yo?', '¿salón o en casa?'. La comparación limpia es siempre por persona, no por total, porque los eventos rara vez tienen la misma cantidad de gente.

Sillas y mesas. La referencia es 1 silla por invitado más un 5-10% de margen (siempre se rompe alguna o cae gente extra). Para mesas, calculá según el formato: mesas de 8 lugares → invitados ÷ 8, redondeando hacia arriba. Si es formato cóctel (parados), reducís sillas pero necesitás mesas altas y más espacio libre. El alquiler suele cobrarse por unidad, así que la cuenta es directa.

Vajilla descartable. Si no usás vajilla de alquiler, calculá por invitado: 2-3 vasos (se pierden y se ensucian), 1,5 platos (uno para principal, medio para postre), 1 juego de cubiertos y 2-3 servilletas. El descartable se subestima siempre: la gente agarra un vaso nuevo cada vez que se levanta. Comprá packs con margen, que es barato y evita quedarte sin.

Mantelería y extras. Un mantel por mesa, más algún repuesto. Si es evento formal, sumá individuales y servilletas de tela (alquiler).

La calculadora de vajilla descartable te da vasos, platos y cubiertos según invitados y duración; la de sillas y mesas calcula el mobiliario según la cantidad de gente y el formato del evento.

Las conclusiones prácticas:

Mirá siempre los porcentajes, no los montos sueltos: un rubro que es el 5% del total no vale la pena optimizar aunque puedas bajarlo a la mitad.

Lo que no conviene recortar porque sí se nota: la cantidad de comida (quedarse corto es papelón), el hielo y el agua en verano, y la torta (es el centro simbólico del cumpleaños). En esos, mejor ajustar calidad que cantidad.

1. Definí cantidad de invitados. Es la variable que manda: casi todo escala con ella. Poné un número realista más un 10% de posibles.
2. Listá los rubros fijos. Salón, DJ, fotógrafo, animación. Estos no cambian con la gente (dentro de un rango).
3. Calculá los variables por invitado. Comida, bebida, vajilla, silla. Multiplicá cantidad por invitado × personas.
4. Sumá torta y cotillón. Semi-variables: crecen un poco con la gente pero tienen una base fija.
5. Sacá el costo por invitado. Dividí el total por la cantidad. Ese número te dice si estás en un evento austero, estándar u holgado.
6. Compará con tu tope. Si te pasás, volvé al paso 1 (menos gente) o al 2 (negociar fijos), no al recorte de comida.

Ejemplo de flujo (con tus precios): 40 invitados → salón + DJ (fijos) + comida y bebida por 40 + 40 sillas + vajilla para 40 + torta → total ÷ 40 = costo por cabeza. Si ese número te cierra, listo; si no, sabés exactamente qué palanca tocar. Las calculadoras hacen las cuentas; vos ponés los valores de tu ciudad y tu fecha.