Todo lo que tiene que pasar, en el orden correcto.

Depende del formato de mesa. Una mesa redonda clásica entra 8 personas, la redonda grande 10, el tablón rectangular 11 y la mesa alta de cóctel 4. Las sillas se calculan con un 5% de margen sobre los invitados, para imprevistos y para el que aparece sin avisar. Para 100 invitados en mesas de 10 son 10 mesas y 105 sillas. Ojo: el cálculo cuenta mesas de comensales, así que sumale aparte la del buffet, la de la torta y la de los regalos.

Manda el tipo de servicio, no la cantidad de comida. Con servicio a la mesa se calcula 1 mozo cada 11 invitados (10 para 100 personas), con cóctel pasando bandeja 1 cada 17 (6) y con buffet 1 cada 27 (4). Aparte va 1 bartender cada 55 invitados y, desde 50 personas, un maître que coordina al equipo. En una fiesta en casa con barra libre el cálculo de mozos baja a cero, pero el trabajo lo hace alguien igual.

Para una comida completa se calculan 3,3 platos, 4,4 copas y 6,6 cubiertos por invitado, con el 10% de reserva por roturas ya incluido. En cóctel baja a 2,2 platos y 3,3 copas sin cubiertos; en asado, 2,2 platos y 2,2 cubiertos; en buffet, 1,7 platos. Parece mucho porque una persona usa varios platos y varias copas a lo largo de la noche: entrada, principal, postre, y una copa distinta por bebida.

Se calcula por metro lineal: 32 globos por metro en un arco orgánico, 18 en una columna y 16 en una guirnalda. El reparto es 70% de globos grandes de 12 pulgadas y 30% chicos de 5, que son los que rellenan los huecos y le dan el aspecto orgánico. Un arco de entrada de 4 metros son 128 globos. Comprá un 10 a 15% de más: se revientan al inflar y al armar, siempre.

Menos de las que pensás: se calcula 0.55 invitación por invitado, o sea alrededor de 1 cada 2, porque las parejas y las familias reciben una sola. Para 80 invitados son 44 invitaciones. La anticipación recomendada es de 30 días para eventos chicos y 45 días desde 80 invitados, porque con más gente hay más agenda que coordinar y más gente que viaja.

En eventos de adultos se preparan 1.1 souvenirs por invitado, o sea un 10% de más por imprevistos: el acompañante que no estaba en la lista, el que se lleva uno para el que no vino, el que se rompe. En cumpleaños infantiles el cálculo es exacto, 1 por chico, así que ahí conviene sumar dos o tres a mano. El costo total es simplemente esa cantidad por lo que decidas gastar en cada uno, que es el número que más varía de todo el evento.

Depende del evento: 2,5 ítems por chico en un cumple infantil, 3,5 en un cumple de adultos, 4,5 en un casamiento o fiesta de 15 —que es donde más se usa, con la carioca completa— y 6 en una fiesta de fin de año, el máximo. Un ítem es un gorro, una máscara, un collar fluo, una corneta. Como con los globos, comprá un 10 a 15% extra: es lo primero que se rompe y lo que menos se puede reponer a las dos de la mañana.

Con temas de 3,5 minutos entran 17 canciones por hora, así que una fiesta de 5 horas pide unas 86 y una de 8 horas, 138. Armá un 20% de más: siempre se saltean temas y siempre la fiesta se estira. Si tenés DJ no hace falta, pero si la música la maneja el celular de alguien, esta es la cuenta que evita que a las 3 de la mañana empiece a repetirse la playlist.

Menos que en una playlist, porque entre turno y turno se pierden un par de minutos. Contando 3,5 minutos de canción y 2 de transición entran 10 canciones por hora, contra 17 de música corrida. En una sesión de 3 horas con 8 personas cantan 4 temas cada uno y la espera entre tus dos turnos es de casi 39 minutos. Menos de dos canciones por cabeza es señal de que el grupo es demasiado grande para el tiempo que tenés.

Porque las nueve calculadoras originales traían precios unitarios fósiles —una silla a $3, un mozo a $60— que hoy no significan nada, y ningún organismo publica un índice oficial de alquiler de mobiliario para eventos. Lo que sí se conserva es la proporción entre rubros, que se mueve mucho menos que los precios: una mesa vale varias sillas, un mozo vale bastante más que un bartender. Vos cargás dos números de tu presupuesto real —la silla y el mozo— y el resto se reescala solo. Es la única forma de que la cuenta no quede vieja el mes que viene.

La comida y la bebida, que tienen sus propias calculadoras en este mismo silo, y todo lo que se cotiza por evento y no por invitado: salón, DJ o banda, fotógrafo, iluminación, carpa, baños químicos, flete del mobiliario y horas extra del personal. También quedan afuera los seguros y los permisos municipales, que en eventos con público pueden ser obligatorios. Usá esta lista para lo que escala con la cantidad de gente, y pedí presupuesto cerrado para lo demás.

El límite no lo pone el mobiliario sino el factor de ocupación que fija el código de edificación de tu jurisdicción, que se calcula por metros cuadrados y por ancho de las salidas de emergencia. Como referencia práctica: un evento sentado con mesas redondas necesita alrededor de 1,2 a 1,5 m² por persona contando circulación, y uno de pie tipo cóctel, cerca de 0,8 m². Si el número de invitados te da un salón al límite, revisá primero las salidas y después las mesas: se puede achicar el mobiliario, no la capacidad reglamentaria.