Calculadora de retención en la fuente por concepto — Colombia 2026 🇨🇴

Cómo funciona la retención en la fuente al pagar una factura

La retención en la fuente no es un impuesto: es un cobro anticipado del impuesto de renta del proveedor, que la ley le encarga practicar a quien paga. El flujo siempre es el mismo:

1. Clasificar el pago en un concepto (compra, servicio, honorario, arrendamiento…)
2. Verificar la base mínima del concepto en UVT (si no la supera → no se retiene)
3. Aplicar la tarifa según la calidad del beneficiario (declarante / no declarante)
4. Girar el neto al proveedor y declarar la retención a la DIAN (formulario 350 mensual)

La base de cálculo es el valor antes de IVA: sobre una factura de $5.000.000 + IVA $950.000, la retención por compras se aplica sobre $5.000.000. El IVA tiene su mecanismo aparte (ReteIVA, 15% del IVA facturado, solo entre responsables), igual que el ICA municipal (ReteICA, según tarifa de cada ciudad).

Tabla de retención en la fuente 2026 (UVT $52.374)

*Para personas naturales no declarantes la tarifa de honorarios es 10%, pero sube al 11% cuando el contrato del año supera 3.300 UVT ($172.834.200 en 2026).

Un dato que en 2026 importa más que nunca: el Consejo de Estado suspendió provisionalmente los artículos 2 a 8 del Decreto 572 de 2025, que había modificado tarifas de autorretención y umbrales. Mientras la suspensión siga vigente, rigen las bases y tarifas del Decreto 1625 de 2016 — las de esta tabla. Si parametrizaste tu software con el Decreto 572, revisalo.

Compras vs. servicios vs. honorarios: cómo clasificar

La frontera que más errores genera es servicio vs. honorario. La regla práctica: en el servicio predomina el hacer material o mecánico (vigilancia, aseo, transporte, mantenimiento, fumigación); en el honorario predomina el factor intelectual o especializado (abogados, contadores, consultores, diseñadores, desarrolladores). Importa porque el honorario no tiene base mínima (se retiene desde el primer peso) y su tarifa es casi el triple (11% vs. 4%).

En compras entra la adquisición de bienes muebles en general. Y en arrendamiento distinguí: el de bienes inmuebles retiene 3,5% desde 27 UVT (mismo umbral que compras); el de bienes muebles (maquinaria, vehículos) tiene tarifa del 4% sin base mínima, como un servicio.

Quién debe retener (y qué pasa si no lo hace)

Son agentes de retención las personas jurídicas en general, las entidades públicas y las personas naturales comerciantes con patrimonio o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT ($1.571.220.000 con la UVT 2026). Si te corresponde retener y no lo hacés, el art. 370 ET es tajante: respondés por la suma que dejaste de retener, más sanciones e intereses. Por eso el reflejo correcto ante la duda es verificar el concepto y la calidad del beneficiario antes de pagar — esta calculadora resuelve el caso estándar en segundos.

Para saber si tu proveedor es declarante, lo usual es pedirle una manifestación escrita bajo gravedad de juramento junto con el RUT. Las personas jurídicas son siempre declarantes; las personas naturales lo son si superan los topes de ingresos (1.400 UVT del año anterior). Ante el silencio, lo conservador es aplicar la tarifa de no declarante, que es igual o mayor.

Ejemplos rápidos 2026

Lo que esta calculadora no cubre

Conceptos con reglas especiales: pagos laborales (tabla progresiva del art. 383 ET — usá la calculadora de retención de honorarios del independiente si sos el que factura), compras de café y combustibles (0,5% y 0,1%), productos agropecuarios (1,5% desde 92 UVT), contratos de construcción (2%), rendimientos financieros, dividendos y pagos al exterior, cada uno con su tarifa propia. Tampoco liquida ReteIVA ni ReteICA. Si al final del año querés saber cuánto de lo retenido recuperás, la calculadora de renta de personas naturales 2026 te muestra el impuesto contra el que se cruzan esas retenciones, y el conversor de UVT te traduce cualquier base del Estatuto a pesos. Y si la declaración mensual de retefuente se te pasó de fecha, calculá el costo en la calculadora de sanción por extemporaneidad DIAN.

Cuándo NO se practica retención

Hay beneficiarios a los que no se les retiene aunque la factura supere la base, y conviene tenerlos mapeados antes de parametrizar el pago:

El reflejo correcto: revisar el RUT del proveedor antes del primer pago y guardar el soporte. Si retenés a un autorretenedor o a uno del régimen simple, le generás un saldo a favor ajeno y un problema administrativo a los dos.

Certificados y contabilización

La retención practicada se registra como un pasivo a favor de la DIAN (cuenta 2365 en el PUC) y se cancela al pagar la declaración mensual. Cada año, antes del 31 de marzo, el agente retenedor debe expedir a cada proveedor el certificado de retenciones del año anterior, que es el documento con el que el proveedor resta esas retenciones en su declaración de renta. No expedirlo a tiempo genera sanción (art. 667 ET): una multa del 5% de los pagos no certificados.

Errores comunes

Disclaimer

Cálculo orientativo para los cuatro conceptos generales más usados. La clasificación de un pago concreto puede requerir análisis (contratos mixtos, pagos al exterior, regímenes especiales como ESAL o régimen simple, autorretenedores). Para casos límite o montos relevantes, validá con tu contador.