Calculadora de retención en la fuente por concepto — Colombia 2026
Ver cálculo paso a paso
Si tu empresa o negocio es agente retenedor, cada factura que pagás te obliga a la misma secuencia: identificar el concepto (compra, servicio, honorario o arrendamiento), verificar si el pago supera la base mínima en UVT, y aplicar la tarifa según si el beneficiario es declarante de renta o no. Equivocarse cuesta: la retención no practicada la termina pagando el agente retenedor de su bolsillo. En 2026 las bases se calculan con la UVT de $52.374: compras desde $1.414.098 (27 UVT), servicios desde $209.496 (4 UVT), honorarios y arrendamientos con sus reglas propias. Un detalle clave del año: el Consejo de Estado suspendió los artículos 2 a 8 del Decreto 572 de 2025 (que había subido tarifas de autorretención y modificado umbrales), así que siguen rigiendo las bases y tarifas clásicas del Decreto 1625 de 2016. Esta calculadora resuelve el caso desde la perspectiva de quien paga la factura: ingresá el concepto, el valor antes de IVA y si el proveedor es declarante, y te devuelve la retención exacta, la tarifa aplicada y el neto a girar. Si lo que buscás es la retención sobre salarios (art. 383 ET) o la del independiente que factura honorarios, esas tienen calculadoras dedicadas.
En 2026 retenés en la fuente solo si la factura supera la base mínima del concepto: compras 27 UVT = $1.414.098 (tarifa 2,5% a declarantes, 3,5% a no declarantes), servicios 4 UVT = $209.496 (4% / 6%), honorarios sin base mínima (11% a declarantes, 10% a personas naturales no declarantes) y arrendamiento de inmuebles 27 UVT = $1.414.098 (3,5%). La base es el valor antes de IVA. Ejemplo: una compra de $5.000.000 a un declarante genera retención de $125.000 y un neto a girar de $4.875.000.
Cuándo usar esta calculadora
- El auxiliar contable de una pyme verifica cuánto retener sobre una factura de compras de $5.000.000 a un proveedor declarante: 2,5% = $125.000.
- Un comerciante recibe un servicio de mantenimiento por $180.000 y confirma que no debe retener porque no llega a la base de 4 UVT ($209.496).
- Una empresa paga $1.000.000 a un técnico persona natural no declarante por un servicio y calcula la retención del 6% = $60.000.
- Un administrador liquida la retención del 11% sobre los honorarios de $3.000.000 del abogado externo (persona jurídica).
- Una inmobiliaria que administra un local comercial retiene el 3,5% sobre el canon mensual de $2.000.000 que paga al propietario.
- Un contador valida si una compra de $1.400.000 queda exenta de retención por estar apenas debajo de la base de 27 UVT ($1.414.098).
- Un emprendedor que acaba de volverse agente retenedor arma su tabla de bases y tarifas 2026 para parametrizar el software contable.
- Una empresa compara la retención de pagarle a un proveedor declarante (2,5%) contra uno no declarante (3,5%) en una compra grande.
- El tesorero calcula el neto a girar de varias facturas del mes descontando la retención de cada concepto.
- Un freelancer que factura $800.000 de honorarios entiende por qué le retuvieron el 10% pese a no superar ninguna base: los honorarios no tienen cuantía mínima.
Ejemplo: compra de $5.000.000 a un proveedor declarante
- Concepto compras generales: base mínima 27 UVT = $1.414.098 en 2026.
- La factura ($5.000.000, antes de IVA) supera la base → sí se retiene.
- Tarifa para declarante: 2,5% → $5.000.000 × 2,5% = $125.000.
- Neto a girar al proveedor: $5.000.000 − $125.000 = $4.875.000. La retención se declara y paga a la DIAN en el mes siguiente.
Cómo funciona
5 min readCómo funciona la retención en la fuente al pagar una factura
La retención en la fuente no es un impuesto: es un cobro anticipado del impuesto de renta del proveedor, que la ley le encarga practicar a quien paga. El flujo siempre es el mismo:
1. Clasificar el pago en un concepto (compra, servicio, honorario, arrendamiento…)
2. Verificar la base mínima del concepto en UVT (si no la supera → no se retiene)
3. Aplicar la tarifa según la calidad del beneficiario (declarante / no declarante)
4. Girar el neto al proveedor y declarar la retención a la DIAN (formulario 350 mensual)La base de cálculo es el valor antes de IVA: sobre una factura de $5.000.000 + IVA $950.000, la retención por compras se aplica sobre $5.000.000. El IVA tiene su mecanismo aparte (ReteIVA, 15% del IVA facturado, solo entre responsables), igual que el ICA municipal (ReteICA, según tarifa de cada ciudad).
Tabla de retención en la fuente 2026 (UVT $52.374)
| Concepto | Base mínima | Base en pesos 2026 | Declarante | No declarante |
|---|---|---|---|---|
| Compras generales | 27 UVT | $1.414.098 | 2,5% | 3,5% |
| Servicios generales | 4 UVT | $209.496 | 4% | 6% |
| Honorarios y comisiones | Sin base mínima | Desde $1 | 11% | 10%* |
| Arrendamiento de bienes inmuebles | 27 UVT | $1.414.098 | 3,5% | 3,5% |
*Para personas naturales no declarantes la tarifa de honorarios es 10%, pero sube al 11% cuando el contrato del año supera 3.300 UVT ($172.834.200 en 2026).
Un dato que en 2026 importa más que nunca: el Consejo de Estado suspendió provisionalmente los artículos 2 a 8 del Decreto 572 de 2025, que había modificado tarifas de autorretención y umbrales. Mientras la suspensión siga vigente, rigen las bases y tarifas del Decreto 1625 de 2016 — las de esta tabla. Si parametrizaste tu software con el Decreto 572, revisalo.
Compras vs. servicios vs. honorarios: cómo clasificar
La frontera que más errores genera es servicio vs. honorario. La regla práctica: en el servicio predomina el hacer material o mecánico (vigilancia, aseo, transporte, mantenimiento, fumigación); en el honorario predomina el factor intelectual o especializado (abogados, contadores, consultores, diseñadores, desarrolladores). Importa porque el honorario no tiene base mínima (se retiene desde el primer peso) y su tarifa es casi el triple (11% vs. 4%).
En compras entra la adquisición de bienes muebles en general. Y en arrendamiento distinguí: el de bienes inmuebles retiene 3,5% desde 27 UVT (mismo umbral que compras); el de bienes muebles (maquinaria, vehículos) tiene tarifa del 4% sin base mínima, como un servicio.
Quién debe retener (y qué pasa si no lo hace)
Son agentes de retención las personas jurídicas en general, las entidades públicas y las personas naturales comerciantes con patrimonio o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT ($1.571.220.000 con la UVT 2026). Si te corresponde retener y no lo hacés, el art. 370 ET es tajante: respondés por la suma que dejaste de retener, más sanciones e intereses. Por eso el reflejo correcto ante la duda es verificar el concepto y la calidad del beneficiario antes de pagar — esta calculadora resuelve el caso estándar en segundos.
Para saber si tu proveedor es declarante, lo usual es pedirle una manifestación escrita bajo gravedad de juramento junto con el RUT. Las personas jurídicas son siempre declarantes; las personas naturales lo son si superan los topes de ingresos (1.400 UVT del año anterior). Ante el silencio, lo conservador es aplicar la tarifa de no declarante, que es igual o mayor.
Ejemplos rápidos 2026
| Pago | Concepto | ¿Supera base? | Retención | Neto |
|---|---|---|---|---|
| Compra de mercancía $5.000.000 (declarante) | Compras 2,5% | Sí | $125.000 | $4.875.000 |
| Mantenimiento $180.000 | Servicios | No ($209.496) | $0 | $180.000 |
| Servicio técnico $1.000.000 (no declarante) | Servicios 6% | Sí | $60.000 | $940.000 |
| Honorarios abogado $3.000.000 (PJ) | Honorarios 11% | Sin base | $330.000 | $2.670.000 |
| Canon local comercial $2.000.000 | Arrendamiento 3,5% | Sí | $70.000 | $1.930.000 |
| Compra $1.400.000 | Compras | No ($1.414.098) | $0 | $1.400.000 |
Lo que esta calculadora no cubre
Conceptos con reglas especiales: pagos laborales (tabla progresiva del art. 383 ET — usá la calculadora de retención de honorarios del independiente si sos el que factura), compras de café y combustibles (0,5% y 0,1%), productos agropecuarios (1,5% desde 92 UVT), contratos de construcción (2%), rendimientos financieros, dividendos y pagos al exterior, cada uno con su tarifa propia. Tampoco liquida ReteIVA ni ReteICA. Si al final del año querés saber cuánto de lo retenido recuperás, la calculadora de renta de personas naturales 2026 te muestra el impuesto contra el que se cruzan esas retenciones, y el conversor de UVT te traduce cualquier base del Estatuto a pesos. Y si la declaración mensual de retefuente se te pasó de fecha, calculá el costo en la calculadora de sanción por extemporaneidad DIAN.
Cuándo NO se practica retención
Hay beneficiarios a los que no se les retiene aunque la factura supere la base, y conviene tenerlos mapeados antes de parametrizar el pago:
El reflejo correcto: revisar el RUT del proveedor antes del primer pago y guardar el soporte. Si retenés a un autorretenedor o a uno del régimen simple, le generás un saldo a favor ajeno y un problema administrativo a los dos.
Certificados y contabilización
La retención practicada se registra como un pasivo a favor de la DIAN (cuenta 2365 en el PUC) y se cancela al pagar la declaración mensual. Cada año, antes del 31 de marzo, el agente retenedor debe expedir a cada proveedor el certificado de retenciones del año anterior, que es el documento con el que el proveedor resta esas retenciones en su declaración de renta. No expedirlo a tiempo genera sanción (art. 667 ET): una multa del 5% de los pagos no certificados.
Errores comunes
Disclaimer
Cálculo orientativo para los cuatro conceptos generales más usados. La clasificación de un pago concreto puede requerir análisis (contratos mixtos, pagos al exterior, regímenes especiales como ESAL o régimen simple, autorretenedores). Para casos límite o montos relevantes, validá con tu contador.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la base mínima para retener por compras en 2026?
27 UVT = $1.414.098 (UVT 2026 de $52.374). Por debajo de ese valor no se practica retención; desde ese valor se retiene 2,5% a declarantes o 3,5% a no declarantes, sobre el valor antes de IVA.
¿Cuál es la base mínima para retener por servicios en 2026?
4 UVT = $209.496. Alcanzada la base, la tarifa es 4% si el prestador es declarante de renta y 6% si es persona natural no declarante.
¿La retención se calcula con IVA o sin IVA?
Sin IVA: la base es el valor del bien o servicio. El IVA facturado tiene su propio mecanismo (ReteIVA: 15% del IVA, aplicable solo en ciertos pagos entre responsables), que se liquida y declara aparte.
¿Cómo sé si mi proveedor es declarante de renta?
Las personas jurídicas siempre son declarantes. Para personas naturales, pedí una manifestación escrita (bajo gravedad de juramento) junto al RUT; en la práctica son declarantes quienes superaron los topes (ingresos de 1.400 UVT del año anterior). Si no tenés certeza, aplicá la tarifa de no declarante, que es igual o mayor.
¿Por qué los honorarios no tienen base mínima?
El Decreto 1625 de 2016 no fijó cuantía mínima para honorarios y comisiones: se retiene desde el primer peso. La tarifa es 11% para declarantes (y personas jurídicas) y 10% para personas naturales no declarantes — que sube a 11% si los pagos del contrato superan 3.300 UVT ($172.834.200 en 2026).
¿Cuánto se retiene por arrendamiento en 2026?
Por inmuebles (locales, oficinas, bodegas): 3,5% desde 27 UVT ($1.414.098), igual para declarantes y no declarantes. Por bienes muebles (maquinaria, equipos): 4% sin base mínima. Si pagás a través de inmobiliaria, ella suele practicar la retención al propietario.
¿Qué pasa si no practico la retención que debía?
El art. 370 ET te hace responsable: pagás de tu bolsillo la suma no retenida, más intereses, y la DIAN puede imponer sanciones. Además el costo o gasto puede ser rechazado en tu renta. Por eso ante la duda se retiene con la tarifa más alta aplicable.
¿Si hago varios pagos chicos al mismo proveedor, evito la retención?
No dentro del mismo día: los pagos al mismo beneficiario por el mismo concepto en el mismo día se acumulan para evaluar la base mínima. Fraccionar facturas entre días distintos es práctica riesgosa si encubre una sola operación.
¿La retención que me practican es plata perdida?
No: es un anticipo de tu impuesto de renta. Al declarar, las retenciones del año se restan del impuesto a cargo; si te retuvieron más de lo que debés, generás saldo a favor que podés solicitar en devolución o imputar al año siguiente.
¿Qué cambió con el Decreto 572 de 2025?
El Decreto 572 de abril de 2025 subió tarifas de autorretención y modificó umbrales, pero el Consejo de Estado suspendió provisionalmente sus artículos 2 a 8. Mientras la medida cautelar esté vigente, se aplican las bases y tarifas tradicionales del Decreto 1625 de 2016, que son las de esta calculadora.
¿Cuándo se declara y paga la retención practicada?
Mensualmente, en el formulario 350, dentro de los plazos del calendario tributario DIAN según el último dígito del NIT (primeros días hábiles del mes siguiente). Presentarla tarde genera sanción por extemporaneidad con mínima de $523.740 en 2026.