Calculadora del Costo por Hora de un Empleado para la Empresa — Colombia 2026
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El error más caro de un negocio pequeño en Colombia es cotizar por hora usando el sueldo del empleado. Si pagás $1.750.905 y dividís entre las 220 horas del mes, te da $7.959 la hora… pero esa cifra es mentira: tu empleado no te cuesta su salario, te cuesta su salario más todo lo cargado encima —cesantías, intereses, prima, vacaciones, pensión, ARL, caja de compensación y, si no estás exonerado, salud y aportes al SENA e ICBF—. Sumado todo, un trabajador con el mínimo te cuesta entre 55% y 68% más que su sueldo nominal (depende de si tu empresa accede a la exoneración del art. 114-1 del Estatuto Tributario). Y hay un segundo error encima: dividir ese costo entre las 220 horas legales del mes. Esas son las horas que pagás, no las que el empleado realmente produce: descontando domingos, festivos, descansos, capacitación y tiempos muertos, las horas productivas reales rondan las 190 al mes. Esta calculadora hace las dos cosas bien: arma el costo total cargado del empleado con las cargas vigentes en 2026 y lo divide entre tus horas productivas reales para darte el $/hora que necesitás cobrar para no trabajar a pérdida. Ingresá el salario, la clase de riesgo de ARL, si tu empresa está exonerada y cuántas horas productivas estimás al mes.
En Colombia 2026, una hora de trabajo de un empleado cuesta mucho más que su salario dividido entre las horas del mes. Un empleado con salario mínimo ($1.750.905) le cuesta a una empresa exonerada del art. 114-1 ET unos $2.715.572 al mes —55% más que el sueldo nominal, sumando cesantías, prima, vacaciones, intereses, pensión 12%, ARL y caja de compensación 4%—. Repartido entre 190 horas productivas reales del mes, cada hora cuesta $14.292. Si la empresa NO está exonerada el costo sube a $2.951.944 (≈68% sobre el salario) y la hora a $15.537. Por eso facturar una hora a $7.959 (el salario ÷ 220) es venderse a pérdida. Ingresá el salario, la clase de riesgo de ARL y tus horas productivas para tu cifra exacta.
Cuándo usar esta calculadora
- Una agencia que va a cotizar un proyecto sabe que su diseñador de $3.000.000 le cuesta $23.388/hora productiva (empresa exonerada) y arma el precio con margen, no a pérdida.
- Un taller decide si conviene contratar un técnico de planta o tercerizar: el de planta a $2.000.000 le cuesta $16.106/hora real, dato base para comparar contra el contratista.
- Una pyme exonerada del art. 114-1 ET comprueba que su operario con el mínimo le cuesta $14.292/hora, y la misma cuenta sin exoneración sube a $15.537.
- Un restaurante calcula el costo-hora de su cocinero para fijar el precio de cubierto y saber cuántos platos debe vender por hora para cubrir la nómina.
- Un estudio contable factura por horas y ajusta su tarifa mínima de servicio al costo-hora real de cada profesional más el margen de utilidad esperado.
- Una empresa de aseo estima cuántas horas productivas reales (190, no 220) rinde un operario al mes para no subcotizar contratos de outsourcing.
- Un emprendedor que se va a poner el primer empleado entiende que un sueldo de $2.000.000 implica desembolsar ~$3,1 millones mensuales y planea su flujo de caja.
- Una constructora con personal de ARL clase IV (4,35%) verifica cuánto encarece el riesgo alto el costo por hora frente a un empleado administrativo de clase I.
- Un dueño de e-commerce reparte el costo-hora del empacador entre los pedidos que despacha por hora para conocer el costo logístico real por orden.
- Una empresa compara su costo-hora cargado contra la tarifa de un freelance por prestación de servicios y decide qué modelo de contratación le conviene por rol.
Ejemplo: salario mínimo $1.750.905, empresa exonerada, ARL clase I, 190 horas productivas
- Salario $1.750.905 + auxilio de transporte $249.095 (gana ≤ 2 SMLMV) = base con auxilio $2.000.000.
- Factor prestacional: cesantías 8,33% ($166.667) + intereses 12% sobre cesantías ($20.000) + prima 8,33% ($166.667) + vacaciones 4,17% sobre salario ($72.954) = $426.288.
- Seguridad social patronal: salud $0 (exonerada art. 114-1) + pensión 12% ($210.109) + ARL clase I 0,522% ($9.140) = $219.248.
- Parafiscales: caja de compensación 4% ($70.036); SENA e ICBF exonerados = $70.036.
- Costo total mensual = $1.750.905 + $249.095 + $426.288 + $219.248 + $70.036 = $2.715.572 (55,1% sobre el salario).
- Costo por hora real = $2.715.572 ÷ 190 horas productivas = $14.292/hora (frente a $7.959 si dividieras solo el salario entre 220).
Cómo funciona
7 min readPor qué tu empleado cuesta mucho más que su salario
En Colombia, el salario que aparece en el contrato es apenas una parte de lo que un trabajador le cuesta a la empresa. Sobre ese sueldo se montan prestaciones sociales, aportes a seguridad social y parafiscales que, según el caso, suman entre un 52% y un 70% adicional. Si vas a fijar precios, cotizar un proyecto por horas o decidir entre contratar o tercerizar, necesitás el costo cargado real, no el sueldo nominal.
Costo total mensual = Salario
+ Factor prestacional (cesantías + intereses + prima + vacaciones)
+ Seguridad social patronal (salud + pensión + ARL)
+ Parafiscales (caja + SENA + ICBF)
+ Auxilio de transporte (si gana ≤ 2 SMLMV)
Costo por hora real = Costo total mensual ÷ Horas PRODUCTIVAS del mes (≈ 190)El factor prestacional: 52,8% sobre el salario
Las prestaciones sociales son derechos del trabajador que el empleador provisiona mes a mes aunque las pague en otros momentos del año. Para 2026 son:
| Concepto | Base legal | % mensual | Sobre $1.750.905 (con auxilio) |
|---|---|---|---|
| Cesantías | 1 mes de salario por año | 8,33% | $166.667 |
| Intereses a las cesantías | 12% anual sobre el saldo (Ley 52/1975) | ≈1% | $20.000 |
| Prima de servicios | 30 días por año (jun y dic) | 8,33% | $166.667 |
| Vacaciones | 15 días hábiles por año (art. 186 CST) | 4,17% | $72.954 |
| Factor prestacional total | ≈21,8% directo / 52,8% prov. | $426.288 |
Cesantías y prima se calculan sobre el salario más el auxilio de transporte (así lo ha fijado la jurisprudencia, porque para estos efectos el auxilio se considera parte de la base). Las vacaciones, en cambio, se liquidan solo sobre el salario, porque son descanso remunerado y no implican gasto de transporte. Sumadas, estas cuatro provisiones representan alrededor del 52,8% del salario cuando se expresan como factor prestacional clásico junto con la seguridad social y los parafiscales.
Seguridad social patronal y la exoneración del art. 114-1
La empresa aporta a salud, pensión y riesgos laborales:
La diferencia es enorme. Una persona jurídica exonerada con un empleado al mínimo no paga el 8,5% de salud ni el 5% de SENA+ICBF: su costo total queda en ~55% sobre el salario. Una persona natural empleadora (o un salario ≥ 10 SMLMV) sí paga todo, y el costo sube a ~68%.
Parafiscales
Sobre el salario se aportan tres parafiscales:
| Parafiscal | Tarifa | ¿Exonerable (art. 114-1)? |
|---|---|---|
| Caja de Compensación Familiar | 4% | Nunca — se paga siempre |
| SENA | 2% | Sí, si la empresa está exonerada |
| ICBF | 3% | Sí, si la empresa está exonerada |
La caja de compensación es ineludible para cualquier empleador; SENA e ICBF desaparecen con la exoneración. Por eso, en una pyme persona jurídica con empleados al mínimo, los parafiscales reales suelen ser solo el 4% de la caja.
El verdadero divisor: horas productivas, no horas legales
Acá está el segundo gran error de costeo. La jornada legal en 2026 equivale a 220 horas mensuales (jornada de 44 horas semanales) hasta el 14 de julio, y a 210 horas desde el 15 de julio, cuando la Ley 2101 de 2021 baja la jornada a 42 horas. Ese divisor sirve para liquidar el salario y las horas extra, pero no para saber cuánto cobrar por hora de trabajo.
¿Por qué? Porque de esas 220 horas que pagás, el empleado no produce todas. Hay que descontar:
Una estimación realista para un trabajador de tiempo completo deja entre 170 y 190 horas productivas al mes. Esta calculadora usa 190 por defecto (conservador), pero podés ajustarlo a tu operación. Cuanto menos horas productivas, más caro es el costo por hora —y más te conviene saberlo antes de cotizar—.
Comparación: lo que creés que cuesta vs. lo que cuesta de verdad
| Salario mensual | Hora "de nómina" (÷220) | Costo real por hora (exonerado, ÷190) | Diferencia |
|---|---|---|---|
| $1.750.905 (mínimo, con auxilio) | $7.959 | $14.292 | +80% |
| $2.000.000 (con auxilio) | $9.091 | $16.106 | +77% |
| $3.000.000 (con auxilio) | $13.636 | $23.388 | +72% |
| $5.000.000 (sin auxilio) | $22.727 | $36.409 | +60% |
El salario de $2.000.000 y $3.000.000 todavía recibe auxilio de transporte porque está por debajo de 2 SMLMV ($3.501.810); el de $5.000.000 ya no. A mayor salario, la exoneración del art. 114-1 ahorra proporcionalmente más, por eso el sobrecosto baja. La hora de nómina ($salario ÷ 220) es lo que el empleado cree que vale su hora. El costo real para la empresa es casi el doble. Si facturás a la primera cifra, estás regalando trabajo. Este cálculo no reemplaza al costo total mensual del empleado, que te da el desembolso del mes; lo traduce a $/hora para que puedas poner precio.
Cómo usar este número para fijar precios
El costo-hora es tu piso, no tu tarifa. Para cotizar sin perder plata:
1. Tomá el costo real por hora que arroja la calculadora.
2. Sumá los costos indirectos que ese empleado consume: arriendo, servicios, software, supervisión, equipos.
3. Aplicá tu margen de utilidad objetivo (30%, 40%, lo que defina tu negocio).
4. Comparalo contra el mercado: si tu costo-hora supera lo que cobran tus competidores, tenés un problema de productividad o de estructura, no de precio.
Por ejemplo, si tu operario te cuesta $14.292/hora y querés un margen del 35% solo sobre la mano de obra, deberías facturar al menos $19.294/hora de ese trabajo, antes de sumar materiales e indirectos.
Otro ejemplo: empleado de $3.000.000 en empresa NO exonerada
Una persona natural que emplea a un asistente con salario de $3.000.000 (clase de riesgo II) y estima 190 horas productivas:
1. Salario $3.000.000 + auxilio de transporte $249.095 (gana < 2 SMLMV = $3.501.810) → base con auxilio $3.249.095.
2. Factor prestacional: cesantías $270.758 + intereses $32.491 + prima $270.758 + vacaciones (sobre salario) $125.000 = $699.007.
3. Seguridad social: salud 8,5% $255.000 + pensión 12% $360.000 + ARL clase II 1,044% $31.320 = $646.320.
4. Parafiscales: caja 4% $120.000 + SENA 2% $60.000 + ICBF 3% $90.000 = $270.000.
5. Costo total mensual = $3.000.000 + $249.095 + $699.007 + $646.320 + $270.000 = $4.864.422 (62,1% sobre el salario).
6. Costo por hora real = $4.864.422 ÷ 190 = $25.602/hora.
Si esa misma empresa fuera persona jurídica exonerada, ahorraría el 8,5% de salud y el 5% de SENA+ICBF: el costo bajaría a ~$4.443.762 y la hora a ~$23.388. La forma jurídica del empleador sí cambia el precio que podés ofrecer.
Errores comunes al costear la hora
Cuándo aplica y excepciones
Este cálculo aplica a empleados con contrato laboral del régimen del CST (término fijo o indefinido). No aplica igual a:
Datos clave 2026
| Concepto | Valor |
|---|---|
| SMLMV 2026 | $1.750.905 |
| Auxilio de transporte | $249.095 (gana ≤ 2 SMLMV) |
| Factor prestacional | ≈52,8% (cesantías + intereses + prima + vacaciones) |
| Salud empleador | 8,5% (0% si PJ exonerada, art. 114-1 ET) |
| Pensión empleador | 12% (sin exoneración) |
| ARL | 0,522% a 6,96% según clase de riesgo |
| Parafiscales | Caja 4% (siempre) + SENA 2% + ICBF 3% (exonerables) |
| Sobrecosto total al mínimo | ~55% (exonerada) / ~68% (sin exoneración) |
| Horas productivas/mes (sugerido) | ≈190 |
Disclaimer
Cálculo orientativo según el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y el art. 114-1 del Estatuto Tributario, con valores 2026 (SMLMV Decreto 1469/2025, auxilio Decreto 1470/2025). El factor de horas productivas (190) es una estimación de gestión, no una cifra legal: ajustalo a tu operación real. Convenciones colectivas, pactos individuales o beneficios extralegales pueden aumentar el costo. Para liquidaciones formales y decisiones de contratación consultá a tu contador o a un abogado laboralista.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto le cuesta una hora de trabajo a la empresa en Colombia 2026?
Mucho más que el salario dividido entre las horas del mes. Un empleado con salario mínimo ($1.750.905) le cuesta a una empresa exonerada del art. 114-1 ET unos $14.292 por hora productiva (190 h/mes), y $15.537 si la empresa no está exonerada. Comparalo con los $7.959 que da el salario ÷ 220: el costo real es casi el doble.
¿Por qué divido entre 190 horas y no entre 220?
Porque 220 (o 210 desde el 15 de julio) son las horas que pagás, no las que el empleado produce. Descontando domingos, festivos, descansos, capacitaciones y tiempos muertos, las horas productivas reales rondan 190 al mes. Para cotizar tenés que repartir el costo entre las horas que de verdad facturás, no entre las pagadas.
¿Qué incluye el factor prestacional?
Cesantías (8,33%), intereses a las cesantías (12% anual sobre el saldo, ≈1% del salario), prima de servicios (8,33%) y vacaciones (4,17%). Juntas suman alrededor del 52,8% cuando se expresan como factor prestacional clásico con la seguridad social y los parafiscales. Cesantías y prima se calculan incluyendo el auxilio de transporte.
¿Qué es la exoneración del art. 114-1 y cuánto me ahorra?
Las personas jurídicas no pagan el 8,5% de salud ni el 5% de SENA+ICBF por los trabajadores que ganan menos de 10 SMLMV (art. 114-1 del Estatuto Tributario). Eso baja el sobrecosto del mínimo de ~68% a ~55%. La pensión del 12% no se exonera nunca. Un empleador persona natural no accede a este beneficio.
¿La pensión también se exonera?
No. La exoneración del art. 114-1 cubre salud (8,5%), SENA (2%) e ICBF (3%), pero no la pensión: el aporte patronal del 12% se paga siempre, esté o no exonerada la empresa. Es el error más común al estimar el costo de la nómina.
¿Cómo afecta la clase de riesgo (ARL) el costo por hora?
La ARL la paga 100% la empresa, con tarifa según el riesgo del cargo: desde 0,522% (clase I, oficinas) hasta 6,96% (clase V, minería). Un empleado de construcción (clase IV, 4,35%) cuesta bastante más por hora que uno administrativo. En la calculadora elegí la clase que corresponda al cargo real.
¿El auxilio de transporte entra en el costo?
Sí, si el empleado gana hasta 2 SMLMV ($3.501.810 en 2026). El auxilio es $249.095 mensuales y, aunque no es base de aportes a seguridad social, sí se incluye en la base de cesantías y prima. Para salarios superiores a 2 SMLMV el auxilio no aplica.
¿Este costo por hora sirve para fijar mi tarifa de venta?
Es tu piso, no tu tarifa. Al costo-hora hay que sumarle los costos indirectos (arriendo, servicios, equipos, supervisión) y tu margen de utilidad. Si tu operario cuesta $14.292/hora y querés 35% de margen sobre la mano de obra, deberías cobrar al menos $19.294/hora de ese trabajo, antes de materiales.
¿Cambia el costo por hora con la jornada de 42 horas de julio?
Cambia el divisor legal de nómina (de 220 a 210 desde el 15 de julio), lo que encarece la hora ordinaria y las horas extra ~4,76%. Pero el costo total mensual del empleado no cambia por eso: el costo por hora productiva depende de cuántas horas reales rinda, que vos definís (≈190).
¿Cuánto cuesta al año un empleado con el salario mínimo?
Una empresa exonerada desembolsa alrededor de $32,6 millones al año por un trabajador al mínimo ($2.715.572 × 12), sin contar dotación, indemnizaciones eventuales ni beneficios extralegales. Sin exoneración el costo anual sube a ~$35,4 millones. Planificá tu flujo de caja con la cifra cargada, no con el sueldo nominal.
¿Conviene contratar de planta o por prestación de servicios?
Depende. Un empleado de planta carga prestaciones, seguridad social y parafiscales (55-68% extra), pero te da continuidad y control. Un contratista por prestación de servicios no genera esas cargas para vos, pero su factura suele ser más alta por hora porque él asume su propia seguridad social. Compará el costo-hora cargado de planta contra la tarifa del contratista para decidir.
Fuentes y referencias
- Secretaría del Senado — Estatuto Tributario, art. 114-1 (exoneración de aportes parafiscales y salud)
- Secretaría del Senado — Código Sustantivo del Trabajo (prestaciones sociales, arts. 186, 249, 306)
- Función Pública — Decreto 1772 de 1994 (afiliación y cotizaciones al Sistema de Riesgos Laborales, clases de riesgo)
- Función Pública — Ley 2101 de 2021 (reducción de la jornada laboral a 42 horas)
- MinTrabajo — Decreto 1469 de 2025 (SMLMV 2026 $1.750.905) y Decreto 1470 de 2025 (auxilio de transporte $249.095)